今年底，我國金融業(yè)按照入世承諾，已對外完全開放。面對全球市場競爭，國內(nèi)金融企業(yè)亟需提升管理水平，即最大限度降低成本，提高投資回報，服務(wù)質(zhì)量，降低風(fēng)險程度，贏得客戶滿意度。道理人人都懂，實施起來卻各有千秋。就辦公打印來說，不少金融企業(yè)往往以為在降低成本，結(jié)果卻不盡如人意。
　　金融行業(yè)是服務(wù)行業(yè)，多有大型、跨區(qū)域的辦公機(jī)構(gòu)，客戶數(shù)量龐大，打印業(yè)務(wù)在辦公成本中所占比例甚高，企業(yè)對此也較敏感。隨著打印業(yè)務(wù)的發(fā)展，當(dāng)部分企業(yè)發(fā)現(xiàn)零散采購打印設(shè)備，不利于管理，易發(fā)生成本浪費后，便從分散式打印轉(zhuǎn)向了另一個極端——集中式打印，即在多層辦公區(qū)域，只設(shè)置一個文印中心，或安排一臺數(shù)碼多功能一體機(jī)來滿足所有主要打印業(yè)務(wù)。這種方法，表面上看是在節(jié)約成本，實則不盡然，因為它忽視了辦公效率和設(shè)備使用效率。
　　一筆時間成本的賬
　　金融行業(yè)精于計算，這筆打印成本與辦公效率的賬，其實并不難算。
眾所周知，金融行業(yè)的薪金水準(zhǔn)在各行業(yè)中位居前列，以2006年深圳市的工資統(tǒng)計，能高達(dá)萬元以上?！?006北京高校畢業(yè)生就業(yè)薪酬調(diào)查報告》顯示，連金融類專業(yè)應(yīng)屆畢業(yè)生的定級定工資也有3794.91元。按每月22個工作日，每日工作8小時計算，金融行業(yè)工作人員每小時工資最低有20元，平均水準(zhǔn)大約能達(dá)50元以上。作為服務(wù)型機(jī)構(gòu)，金融企業(yè)的員工數(shù)量龐大，因打印不便，造成工作時間的浪費，難道不是金錢嗎？積年累月，這種隱形浪費將十分可觀。況且，辦公效率低下，也會影響金融行業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。所以，集中式打印看似節(jié)約成本，實是讓辦公效率受損，增加人力成本的雙刃劍。
　　出現(xiàn)這種現(xiàn)象的根本原因，是企業(yè)對自身打印需求認(rèn)識不清，從而導(dǎo)致策略失當(dāng)。為此，全球打印成像市場的領(lǐng)導(dǎo)者惠普公司提出了一種“平衡部署，全面管理”的打印策略，它既不強調(diào)分散，又不只顧集中，為金融企業(yè)的打印業(yè)務(wù)提供了更理性的選擇。
　　設(shè)備要平衡，管理要透明
　　依據(jù)該策略：首先要利用其先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)打印管理軟件——HP Web JetAdmin，調(diào)查企業(yè)打印需求特點，比如哪個樓層的打印量大，設(shè)備放在什么位置能更好提高打印效率，最終平衡配置硬件和軟件設(shè)備，并通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)統(tǒng)一管理。簡單來說，就是要有合適的產(chǎn)品組合，放置于合適的地點，讓員工有合理的移動，同時實現(xiàn)效率的提升和成本的節(jié)省。
　　合理的部署，需要合理的設(shè)備來現(xiàn)實。以HP LaserJet M5035mfp為例，它針對金融行業(yè)打印量較大的特點，提供支持雙面原件的雙面打印和掃描的50頁自動送紙器，從而能為用戶節(jié)約紙張資源; 鑒于金融保險行業(yè)票據(jù)較多、跨區(qū)域辦公的特點，HP LaserJet M5035mfp還可掃描票據(jù)，并通過郵件或傳真發(fā)送，且在VPN網(wǎng)絡(luò)中的成像系統(tǒng)中進(jìn)行處理，從而降低郵件和傳真成本。另一方面，HP LaserJet M5035mfp有高達(dá)每分鐘35頁單色打印速度，瞬時熱熔技術(shù)更能在省電模式下10秒內(nèi)就打印出第一頁，滿足了金融企業(yè)服務(wù)快捷的需求。
　　僅僅平衡部署設(shè)備還不夠，要提升辦公效率，更需對打印實現(xiàn)全面、透明的管理。在此方面，IT管理員能通過HP Web JetAdmin實時了解打印業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，查看硒鼓碳粉紙張存量，一旦打印設(shè)備出現(xiàn)故障，它還會自動報警；對不同職責(zé)的工作人員，該軟件能設(shè)定不同打印權(quán)限，使重要打印任務(wù)優(yōu)先進(jìn)行。如此一來，自然會讓員工的時間分配趨于合理，進(jìn)而降低人力成本。除此以外，惠普還專門開發(fā)了通用打印驅(qū)動軟件（UPD），以單一界面縮短IT管理人員安裝、測試、管理打印設(shè)備的時間，對打印設(shè)備使用量較大的金融企業(yè)，大幅降低了IT管理人員的時間成本。另外，惠普開發(fā)的智能彩色打印控制功能，還能對彩色打印的有效管理和控制，也能節(jié)約打印耗材成本。
　　在“平衡部署，全面管理”的打印系統(tǒng)升級策略下，打印設(shè)備不再被割裂的看待，而是一個整體發(fā)揮作用的系統(tǒng)。只有用這樣的視角，打印系統(tǒng)才能為成本節(jié)約和效率提升貢獻(xiàn)最大的力量。
這套解決方案，在金融、保險行業(yè)中的應(yīng)用效果顯著。以韓國Allianz人壽保險公司為例，在運行三個月之后，已預(yù)計每年可削減運作成本30%以上，打印速度更比以往提升2到3倍。可見，通過前期調(diào)研、平衡部署，全面管理的打印解決方案，能徹底改變部分金融、保險企業(yè)以往分散式與集中式打印的弊病，最終實現(xiàn)成本降低與效率提升的雙贏。而依據(jù)自身需求，理性地采用適合的打印策略，無疑會改善我國金融、保險企業(yè)對內(nèi)的管理水平，對外的服務(wù)質(zhì)量，為其面向國際競爭提供一份有力支持。