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作為印刷企業(yè)的一項基本管理內(nèi)容，紙張庫存管理在國內(nèi)印刷業(yè)的現(xiàn)狀不容樂觀。通過對大量印刷企業(yè)的調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)問及企業(yè)能否拿出賬物準(zhǔn)確相符的紙張庫存明細賬時，通常會有以下3種回答方式。
(1) 我們沒有問題，賬物肯定相符。
(2) 我們沒有問題，年年都有很大一塊盤贏。
(3) 我們有很多次想把紙庫盤清楚，但每次都不了了之，很多年一直沒盤清楚。

　　第一種回答方式的企業(yè)實際情況分為兩種，有的確實是真的，但一定是極少數(shù)，而更多的企業(yè)并沒有說出自己的實際情況，是一種要面子的回答。因為當(dāng)我們真正在企業(yè)開始實施ERP管理，準(zhǔn)備紙張庫存數(shù)據(jù)的時候，企業(yè)根本拿不出準(zhǔn)確的庫存數(shù)量，甚至重新盤點后發(fā)現(xiàn)有很大的窟窿。
　　第二種回答方式是企業(yè)的管理明明有問題，而自己卻沒有意識到。因為經(jīng)常發(fā)生的大量盤贏仍然意味著賬物不符。
　　只有按第三種方式回答的企業(yè)描述了自己的管理困惑，有的時候明明庫里有卻還出去采購，而明明沒有的卻以為有，等要開始印刷生產(chǎn)時才發(fā)現(xiàn)。華東地區(qū)一家知名印刷企業(yè)的總經(jīng)理曾說過：“目前國內(nèi)印刷企業(yè)都是‘紙糊涂’?！边@句話基本上反映出當(dāng)前國內(nèi)印刷企業(yè)紙張庫存管理的現(xiàn)狀。

形成“紙糊涂”的原因

　　通過分析發(fā)現(xiàn)，形成這種狀況的原因主要有以下幾個方面。
1.紙張庫存變動頻繁
　　只要企業(yè)的生產(chǎn)活動在進行，印刷企業(yè)的紙張庫存就一直處在一個變化的狀態(tài)，這是印刷企業(yè)紙張庫存管理復(fù)雜的客觀原因之一。
2.紙張庫存構(gòu)成復(fù)雜
　　紙張管理包括批次的分類管理，而且很多印刷企業(yè)使用紙張的品種、數(shù)量比較多，使庫存構(gòu)成的復(fù)雜度增高，管理的復(fù)雜性增強。
3.客戶代管紙增加了管理復(fù)雜性
　　部分印刷企業(yè)的上游客戶自己采購紙張并委托印刷廠代為進行庫存管理，每一個客戶的紙張都需要單獨管理。企業(yè)有時為了應(yīng)急，也會借用這些紙張；有時客戶在廠里存紙不夠，印刷廠可能也要先為客戶墊紙。
　　從客戶的角度，客戶并不管印刷廠實際生產(chǎn)用了多少紙，而是根據(jù)合同規(guī)定的用紙數(shù)量記賬。實際用紙量與合同數(shù)量不符的情況一定是經(jīng)常發(fā)生的，頻繁的差異和專紙專用的不可能也導(dǎo)致管理的復(fù)雜程度增加。
4.庫存記賬方式存在問題
　　在很多印刷企業(yè)的財務(wù)和紙張管理人員的概念里，庫存管理要做到所謂的“賬賬相符、賬物相符”。即會計的賬與倉庫保管員的賬要相符，倉庫保管員的賬與實物要相符。于是為了做到賬賬相符，會計會要求倉庫保管員與自己同步記賬。例如雖然有的紙張已經(jīng)入庫，甚至已經(jīng)出庫投入生產(chǎn)，由于發(fā)票沒來不能確定單價，會計不入賬，同時也要求倉庫保管員先不要入賬，于是賬物不符就產(chǎn)生了。
5.缺乏完整細致的出入庫流程管理
　　一次采購的紙張可能分批到貨，一份工單用紙可能多次發(fā)料給機臺。但會計對這兩種情況都會按一單記賬，這樣一來，從實時的角度看，賬物不符的情況又產(chǎn)生了。
6.盤點方式存在局限
　　目前印刷企業(yè)對紙庫的盤點普遍采用按品種一次盤清的方式。這種方式要求一次必須盤清楚所有品種，因此需要較長的時間。而紙張庫存是頻繁變動的，除非它能夠靜止足夠長的時間，否則還未盤清就又變了，于是永遠也盤不清楚。

解決方法

　　對于不能準(zhǔn)確把握紙張庫存的原因，不同的企業(yè)可能有所不同。在以上6個方面的原因當(dāng)中，前3個方面是客觀原因，而后3個方面是管理問題。由于紙張管理的復(fù)雜性，很多企業(yè)都想到了用計算機來管理紙張庫存。但很多企業(yè)使用了軟件依然解決不了問題，其原因在于軟件如果仍然按照企業(yè)現(xiàn)有管理模式設(shè)計，后3個方面的原因依然存在，庫存依然搞不清楚。
　　要想解決后3個問題必須改變僵化的“賬賬相符、賬物相符”的管理模式。我們要看到的實際情況是，倉庫保管員的賬與物必須實時相符，但倉庫保管員的賬與會計的賬不可能動態(tài)地嚴(yán)格相符，二者之間由于記賬時間的不同一定存在差異。因此所謂的賬賬相符應(yīng)該是倉庫保管員的實物賬加上差異后與會計的賬面相符。
　　有了記賬方式，再建立起完整細致的出入庫流程，如預(yù)估入庫、分批入庫、分批出庫等流程，就可以解決4、5兩方面原因?qū)е碌馁~物不符的問題。即只要庫存發(fā)生變動，倉庫保管員就必須記賬，而會計可以按照票據(jù)到月底統(tǒng)一做賬。實時反映庫存動態(tài)數(shù)量的是倉庫保管員的實物賬，而會計賬只是為財務(wù)做賬提供數(shù)據(jù)。
　　到現(xiàn)在已經(jīng)解決了大部分問題，最后也是最關(guān)鍵的是缺乏一個檢驗的標(biāo)準(zhǔn)。如何檢驗倉庫保管員的工作是否做到位？如何知道是否真的做到了賬物相符?關(guān)鍵是需要一種可以分批、快速的盤點方式。
　　這種盤點方式就是按