一、 基本事項(xiàng)
1. 展覽會(huì)名稱或展覽項(xiàng)目名稱(全稱、簡(jiǎn)稱、中文、外文)
2. 展覽日期
3. 開(kāi)館時(shí)間
4. 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)
5. 會(huì)場(chǎng)使用日期
6. 展覽內(nèi)容
7. 展覽性質(zhì)(貿(mào)易、批發(fā)、零售、宣傳、招商等)
8. 觀眾性質(zhì)和入場(chǎng)方式
9. 展出者數(shù)
10. 展出目的
11. 展出內(nèi)容
12. 展出面積、展出規(guī)模(參展公司數(shù)等)
13. 主辦者
14. 協(xié)辦者、贊助者、支持者
15. 承辦者
(該概要主要供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握，并可以做宣傳基本資料)
二、 總體安排
1. 成立籌備組，籌備人員分工
2. 制定工作方案
3. 制定工作日程
4. 制定費(fèi)用預(yù)算
5. 確定合作者，商量分工、落實(shí)方案、簽訂協(xié)議
6. 召開(kāi)籌備人員會(huì)議
三、 設(shè)計(jì)實(shí)施
1. 設(shè)計(jì)
(1) 確定設(shè)計(jì)整體要求、風(fēng)格、標(biāo)志、色調(diào)等
(2) 選擇或委托設(shè)計(jì)人員或設(shè)計(jì)公司并交代設(shè)計(jì)要求
(3) 進(jìn)行場(chǎng)地和施工設(shè)計(jì)：平面設(shè)計(jì)、單元設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、道具設(shè)計(jì)
(4) 宣傳設(shè)計(jì)：廣告、海報(bào)、資料、資料袋、信封、信紙等
(5) 特殊設(shè)計(jì)：大門、裝飾、問(wèn)訊臺(tái)等
(6) 內(nèi)部審查、外部(展覽會(huì)等)審查
(7) 修改設(shè)計(jì)
(8) 向參展公司提出設(shè)計(jì)施工方面的要求
2. 施工：選擇、委托施工公司(索報(bào)價(jià)、洽談、簽約)，安排、監(jiān)督施工
3. 會(huì)場(chǎng)
(1) 確定面積
(2) 索資料和圖紙(規(guī)定、圖紙、申請(qǐng)表、合同等)
(3) 選擇場(chǎng)地、租用場(chǎng)地
(4) 基本設(shè)施：地面、負(fù)荷、照明、電、水、氣、空調(diào)、消防、擴(kuò)音設(shè)備、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、會(huì)議室等
(5) 需要注意的事項(xiàng)：通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁煙、限高等
(6) 展期的展場(chǎng)管理、保衛(wèi)、清掃
4. 展臺(tái)
(1) 基本設(shè)施：尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標(biāo)板、照明、桌、椅、廢紙簍等
(2) 租用設(shè)施：展柜、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等
(3) 其他服務(wù)：電、水、氣等
5. 辦公室、接待室、備餐室、休息室
(1) 家具：沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅、備餐桌等
(2) 用具：電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、咖啡具等
6. 道具運(yùn)輸，包括去程和回程：道具裝箱、制作清冊(cè)等
7. 施工安排
(1) 特殊道具制作：文圖、大門、問(wèn)訊臺(tái)等
(2) 現(xiàn)場(chǎng)施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、時(shí)間、人員、監(jiān)督、交接
(3) 展出期間展臺(tái)維護(hù)
四、 展品運(yùn)輸
1. 參展公司
(1) 招展，宣傳、寄發(fā)申請(qǐng)表
(2) 確認(rèn)申請(qǐng)，召開(kāi)展出者籌備會(huì)議，發(fā)或寄有關(guān)資料：展覽會(huì)概況、聯(lián)系地址、工作日程、運(yùn)輸安排、設(shè)計(jì)要求、行政安排等
2. 展品
(1) 公司安排的展品、模型(種類、范圍、數(shù)量等)
(2) 統(tǒng)一征集、調(diào)轉(zhuǎn)、采購(gòu)的展品
(3) 裝箱前測(cè)試將操作演示的展品
(4) 準(zhǔn)備或要求準(zhǔn)備展品說(shuō)明包括技術(shù)數(shù)據(jù)說(shuō)明、文圖說(shuō)明
(5) 安排或要求安排包裝
(6) 大型展品比如機(jī)械設(shè)備運(yùn)抵展臺(tái)后安排組裝調(diào)整
3. 運(yùn)輸
(1)
安排運(yùn)輸日程：展品集中日期，辦理單證，展品陸運(yùn)發(fā)運(yùn)日期，展品海運(yùn)發(fā)運(yùn)日期，辦理通關(guān)和保稅手續(xù)，展品運(yùn)至展臺(tái)時(shí)間，空箱儲(chǔ)存、回運(yùn)，回運(yùn)展品、道具時(shí)間，辦理結(jié)關(guān)、回運(yùn)手續(xù)，回運(yùn)發(fā)運(yùn)日期
(2) 選擇運(yùn)輸公司和代理：索報(bào)價(jià)、比價(jià)、談判、簽約
(3) 集中展品、理貨
(4) 租船：船名、船期
(5) 裝箱：集裝箱或木套箱，落實(shí)箱源
(6) 安排裝車、裝船
(7) 國(guó)外運(yùn)輸安排：通關(guān)、運(yùn)至展臺(tái)、開(kāi)箱清點(diǎn)、空箱存放和回運(yùn)、結(jié)關(guān)、安排回程運(yùn)輸
(8) 回國(guó)運(yùn)輸安排：結(jié)關(guān)、港口至倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸、分運(yùn)、開(kāi)箱清點(diǎn)交接
4. 有關(guān)手續(xù)及單證：參展者辦理，組織者審核、匯總
(1) 作清冊(cè)(15份)，內(nèi)容包括展品、免費(fèi)樣品、宣傳品、接待品、贈(zèng)送品、工具等
(2) 做貨載衡量單 (8份)，參展者辦，組織者匯總
(3) 辦出口許可證，注意一般許可或特別許可
(4) 做類別單
(5) 出具報(bào)關(guān)函、出口報(bào)關(guān)單
(6) 辦運(yùn)輸保險(xiǎn)
(7) 辦商檢證(參展者辦)
(8) 辦普惠制證明
(9) 辦原產(chǎn)地證明或領(lǐng)事認(rèn)證(組織者辦)
(10) 出具免征港務(wù)費(fèi)函、包裝情況表，發(fā)委托裝船通知書
(11) 做裝箱單
(12) 裝車、船后索提單
五、 宣傳廣告
1. 宣傳文字
2. 基本資料
(1) 展覽概要(單頁(yè))
(2) 展覽指南：公司介紹(名稱、地址)、展出內(nèi)容、產(chǎn)品介紹、展臺(tái)號(hào)等，平面圖、會(huì)場(chǎng)地圖、導(dǎo)向圖、詢問(wèn)地址等
(3) 信封、信紙
