企業(yè)資源規(guī)劃（ Enterprise Resource Planning, ERP ）是近兩年來印刷界的熱門話題，其核心內(nèi)容為業(yè)務(wù)流程重組，涉及企業(yè)的物流、財(cái)務(wù)、人力資源、銷售等各方面的管理。一套完善而運(yùn)作暢順的 ERP 系統(tǒng)，實(shí)施后長(zhǎng)遠(yuǎn)而言可有效為企業(yè)整合資源、提升生產(chǎn)效率、減輕成本、增加利潤(rùn)及提升競(jìng)爭(zhēng)力。但何以目前行內(nèi)實(shí)行資源規(guī)劃的企業(yè)仍為少數(shù)？
道理簡(jiǎn)單得很。除了因?yàn)樗麄內(nèi)栽谟^望成功例子的出現(xiàn)，也因?yàn)閷?shí)施企業(yè)資源規(guī)劃是項(xiàng)長(zhǎng)線投資，實(shí)效或許要在 12 至 36 個(gè)月后才能顯現(xiàn)。在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈但利潤(rùn)越見微薄的印刷行業(yè)里，斥巨資引入功能強(qiáng)大的印刷器材在提升生意量方面或能立桿見影，但花數(shù)百甚至千萬為企業(yè)作資源規(guī)劃既存在運(yùn)作失敗的風(fēng)險(xiǎn)，回報(bào)亦非如吃特效藥般能實(shí)時(shí)見效，企業(yè)對(duì) ERP 的觀望猶豫似乎不難理解。
而事實(shí)上， ERP 的定義雖不難界定，但其理念及具體內(nèi)容卻非三言兩語(yǔ)可以厘清。 ERP 是從 MRP （ Manufacturing Resource Planning ）即制造資源規(guī)劃系統(tǒng)的基礎(chǔ)發(fā)展而來的， MRP 主要針對(duì)物料控制及生產(chǎn)調(diào)度，發(fā)展至后來則演變成生產(chǎn)過程的整體規(guī)劃及控制。
ERP 一般被理解為可「整合企業(yè)一切可用資源并作最佳配置的經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)」，是企業(yè)實(shí)施流程改造的重要工具之一。它透過共享數(shù)據(jù)庫(kù)及依循標(biāo)準(zhǔn)程序，貫穿企業(yè)的財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人力資源、銷售、物流等各部分，銜接各部門，令部門間可以共享信息。例如：透過網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，負(fù)責(zé)訂單處理的可實(shí)時(shí)查閱客戶過往的訂單紀(jì)錄及相關(guān)信息，也可掌握物料的倉(cāng)存實(shí)況，亦能知道廠房的生產(chǎn)日程，以便更靈活更有效率地處理手頭訂單。
一般人對(duì) ERP 都存有誤解，認(rèn)為它的實(shí)行，等同將企業(yè)運(yùn)作計(jì)算機(jī)化，但凡管理軟件都稱為 ERP ，而忽略了 ERP 其實(shí)涉及整個(gè)管理流程的重組，除了管理軟件外，還包含計(jì)算機(jī)硬件及涉及流程改造的管理咨詢服務(wù)，重點(diǎn)在于流程結(jié)構(gòu)的改變及資源的整合，而非單靠計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助員工處理工作如此簡(jiǎn)單。一套完善而具效益的 ERP 系統(tǒng)，可協(xié)助企業(yè)自動(dòng)處理業(yè)務(wù)流程、減少非核心工作的處理人手，讓有關(guān)人力資源可獲配置到更具價(jià)值及效益的工作上。此所以 ERP 項(xiàng)目的實(shí)行一般需耗費(fèi)數(shù)百萬至數(shù)千萬金額不等，而且系統(tǒng)能具體運(yùn)作的時(shí)間或會(huì)長(zhǎng)達(dá)三年，收效亦非實(shí)時(shí)性。
不少有意推行 ERP 但對(duì)系統(tǒng)仍無深入認(rèn)識(shí)的企業(yè)都誤以為 ERP 的經(jīng)濟(jì)效益如節(jié)省成本，提升利潤(rùn)等會(huì)在系統(tǒng)實(shí)施后短期內(nèi)顯現(xiàn)，而不知道在推行 ERP 后整體技術(shù)成本反會(huì)上升，甚至在應(yīng)用初期出現(xiàn)訂單處理、倉(cāng)存速度減慢等適應(yīng)期「征狀」。亦有企業(yè)以為 ERP 是將公司由 ERP 并非令企業(yè)由管理混亂變?yōu)橄到y(tǒng)化的靈丹妙藥，企業(yè)必先具備一定的管理基礎(chǔ)，如具備系統(tǒng)化的生產(chǎn)流程、財(cái)務(wù)管理制度等，才可望有效透過系統(tǒng)整合資源。
管理混亂變?yōu)橄到y(tǒng)化的靈丹妙藥，而不認(rèn)識(shí)成功推行 ERP 的大前提正在于企業(yè)必先具備一定的管理基礎(chǔ)。例如企業(yè)必先有具系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)管理制度等，才可望能在導(dǎo)入 ERP 系統(tǒng)前，勾畫出流程整合的框架及具體可行的整合模式。
不過相信最令企業(yè)對(duì) ERP 卻步的，還在于員工觀念的改變。如前所述，推行 ERP 涉及業(yè)務(wù)流程重組，長(zhǎng)遠(yuǎn)而言則是企業(yè)文化、工作環(huán)境的進(jìn)一步改變，對(duì)于習(xí)慣在同一流程下工作的員工而言，這種轉(zhuǎn)變往往會(huì)為他們帶來前景未明的恐懼，但他們的衷誠(chéng)合作卻又是 ERP 暢順推行的最大關(guān)鍵，所以未能成功扭轉(zhuǎn)既有觀念，引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí) ERP 的好處及效益，往往是窒礙企業(yè)向 ERP 邁步向前的最大障礙，不少推行了一半的資源規(guī)劃系統(tǒng)，往往就是在種種抗拒及不合作的態(tài)度下被逼終止運(yùn)作的。
新城市計(jì)算機(jī)系統(tǒng)顧問首席顧問尹永榮亦表示，推行 ERP 最常見的阻力在于員工不想轉(zhuǎn)變的心態(tài)?！敢?yàn)橛扇耸洲D(zhuǎn)至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)作，帶來的沖擊是很大的。面對(duì)此情況，我們會(huì)先跟管理層訂清目標(biāo)，再由下一層的員工執(zhí)行，簡(jiǎn)言之是增加整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的透明度，讓管理層與下屬多些溝通?！?
但即使克服了抗拒的心態(tài)， ERP 的具體實(shí)行亦會(huì)面對(duì)一定難題?！?ERP 系統(tǒng)的引進(jìn)過程會(huì)遇到很多困難，要完成亦非朝夕之事，短則三、四個(gè)月，長(zhǎng)則一至兩年仍未能真正運(yùn)作到的亦大不乏人?！咕唧w的難題諸如：「因從事印刷的始終不懂計(jì)算機(jī)，有些客戶表達(dá)的要求，要透過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是有困難的。例如生產(chǎn)部要求銷售部落單后有關(guān)單據(jù)需實(shí)時(shí)鎖上，不能修改，銷售部則希望可隨時(shí)改單，這些問題就需要兩個(gè)部門先互相協(xié)調(diào)了。」當(dāng)然系統(tǒng)成功運(yùn)作，能發(fā)揮的效益對(duì)用家而言還是極其吸引的?！咐缈蓪⒊绦蛟O(shè)計(jì)成在送貨前一天預(yù)警，原理是將送貨部門與生產(chǎn)、接單部門作一聯(lián)系，讓送貨部可掌握生產(chǎn)過程及訂單目前的狀況。由于各部門的信息互有聯(lián)系，當(dāng)客戶致電查詢印刷品完成
